Biblionet Drenthe is zowel de bibliotheekorganisatie voor 9 Drentse gemeenten als de provinciale ondersteuningsinstelling (POI) voor de 4 Drentse bibliotheekorganisaties. Als provinciale netwerkorganisatie wordt samengewerkt  met diverse maatschappelijke en culturele partners binnen en buiten de provincie. Bij Biblionet Drenthe werken ruim 120 professionals en meer dan 650 vrijwilligers. Afier controleert sinds het boekjaar 2017 de jaarrekening van Biblionet Drenthe. In dit interview vertellen directeur/bestuurder Annelies Bakelaar en controller Coen Brilstra over de samenwerking met Afier.

Ook veel aandacht voor de soft controls

“Biblionet Drenthe is als organisatie gegroeid en heeft een professionaliseringsslag gemaakt, ook op het gebied van de administratie. Afier heeft daar goed op ingespeeld en ons ondersteund waar dat nodig was”, vertelt Annelies. “Ik vind Afier scherp, dat blijkt bijvoorbeeld ook tijdens de interim controle. Daarnaast kijken ze niet alleen naar de harde cijfers maar is er ook veel aandacht voor de soft controls (waarbij het gaat om zaken als organisatiecultuur, betrokkenheid van medewerkers en leiderschap). We hebben goede gesprekken met Erik-Jan Kreuze (eindverantwoordelijk auditor voor de controle) en daarbij wordt ook gekeken naar de context van de cijfers, zoals ontwikkelingen in de samenleving, economische omstandigheden en de organisatieontwikkeling. Afier denkt echt met ons mee als een sparringpartner.”

Coen licht toe: ” De samenwerking met Afier bevalt mij ook heel goed. We hebben vaste contactpersonen en zien elk jaar in principe dezelfde mensen terugkomen. Er zijn niet veel wisselingen in het team. Uiteraard komen er soms wel nieuwe mensen mee die het vak moeten leren, want Afier groeit ook als organisatie. De Management Letter van Afier is duidelijk en er is oog voor onze omvang, daar wordt rekening mee gehouden. We hebben zelf ook veel kennis in huis om dingen op te pakken maar een frisse blik is altijd fijn.”

“De IT-auditors van Afier zijn ook betrokken bij de jaarrekeningcontrole en hebben duidelijk toegevoegde waarde in het controleteam. Vorig jaar hebben ze een onderzoek gedaan in het kader van de interim controle. Er is onder andere gekeken naar ons IT-landschap, de beveiliging en het IT-beheer. Waar scoren we goed en waar is ruimte voor verbetering?” vertelt Annelies. Coen vult aan: “Naar aanleiding van hun onderzoek en de aanbevelingen daaruit hebben we echt stappen vooruit gemaakt. ”

Onderlinge afstemming altijd belangrijk

“Samen leren we en dat is mooi, in dat leerproces is onderlinge afstemming altijd belangrijk” zegt Annelies. “Biblionet Drenthe is veranderd van kleine naar middelgrote organisatie. Je vindt elkaar dan misschien wat minder snel in de afstemming van hoe moet een bestuursverslag eruit zien en hoe verhoudt zich dit tot een maatschappelijk verslag. Het bestuursverslag moet uiteraard volledig zijn maar voordat ik alle informatie en data heb kunnen verzamelen zijn we vaak al een het einde van het jaarverslagtraject. Dat liep dus niet helemaal parallel. Maar door dit met de mensen van Afier te bespreken is gezorgd voor bewustwording en hebben we betere afspraken met elkaar gemaakt” aldus Annelies.

“Een kritisch puntje dat ik wellicht nog kan noemen is dat een item  in de interim controle – dat al meerdere keren  was besproken  – nog een keer terugkwam. Dat ging over informatie die aangeleverd moet worden door onze softwareleverancier en we hadden al aangeven dat we dat nog niet hadden ontvangen.” Coen vult aan: “Naar het eind toe staat de doorlooptijd soms onder spanning. Nadat de controle was afgerond en de gesprekken met de Raad van Toezicht en de auditcommissie hadden plaatsgevonden kwam er een keer ineens een aap uit de mouw (een punt dat nog moest worden opgelost) waardoor de boel werd vertraagd. Wij hebben te maken met deadlines vanuit de gemeenten en de provincie dus dat werd ineens spannend. Maar door met elkaar in gesprek te blijven en de wederzijdse verwachtingen af te stemmen kunnen we dit voorkomen.”

“We hebben met Afier een formele en informele relatie tegelijkertijd.”

Annelies: “We zijn over het algemeen echt tevreden over de samenwerking. We hebben met Afier een formele en informele relatie tegelijkertijd. Gericht op professionaliteit, oog voor de organisatie en waardegedreven. Ook onze Raad van Toezicht is tevreden over de samenwerking met Afier. We hebben nog wel een wens en dat is om samen met Erik-Jan Kreuze ook te komen tot een MVO-verslag. Biblionet Drenthe zet zich in om op een maatschappelijk verantwoorde manier haar bijdrage te leveren aan de Drentse samenleving. Alhoewel we er niet toe verplicht zijn willen we daar ook graag verslag over doen.”

Geschreven door Christa Rust, Marketing & Communicatie Afier