Huis voor de Sport Groningen maakt zich sterk voor een actieve en gezonde leefstijl in de provincie Groningen, want sporten en bewegen draagt bij aan ieders gezondheid en welzijn. Deze maatschappelijke organisatie ondersteunt verenigingen, onderwijs, gemeenten en bedrijven op verschillende manieren. Per jaar verwerkt de financiële afdeling circa 2.000 facturen vanuit gemeenten, projecten, onderwijs, verenigingen en bedrijven. Vanuit Afier ondersteunt Daniek Zondag op interim basis. In dit interview vertellen Danny van der Werff, controller bij Huis voor de Sport Groningen, en Daniek over de prettige samenwerking.

Over Huis voor de Sport Groningen

Huis voor de Sport Groningen is een stichting, opgericht in 2001 en is gevestigd in de gemeente Groningen. In 2010 is het bestuur overgegaan in een Raad van Commissarissen en directeur/bestuurder Karin Zwart is eindverantwoordelijk voor de prestaties van de stichting. De ruim 80 medewerkers houden zich dagelijks bezig met sport en bewegen.

Danny van der Werff is inmiddels al 15 jaar met veel plezier als controller werkzaam bij Huis voor de Sport Groningen. De financiële afdeling bestaat verder uit een senior medewerker financiën, senior medewerker loonadministratie, een HRM adviseur en het secretariaat. Recent is er een manager bedrijfsvoering bij het team gekomen. Zij maakt ook deel uit van het Management Team en heeft onder andere als opdracht om van de gehele bedrijfsvoering meer één geheel te maken.

Donderdag facturendag

Daniek Zondag van Afier ondersteunt het financiële team elke donderdag met de verwerking van facturen. Daniek: “Er zijn per week gemiddeld 40 tot 50 facturen die verwerkt moeten worden. Ik streef ernaar om iedere donderdag aan het einde van de werkdag alle facturen geboekt te hebben en de betaallijst klaar te hebben staan voor betaling, zodat alles weer ‘bij’ is. Dan heeft Danny een goed actueel overzicht van de kosten en resterende activiteitengelden en komen er geen betalingsherinneringen binnen. Ik vind het fijn dat ik kan ontzorgen!”

Daniek licht toe: “Soms zijn er vragen rondom facturen en daarvoor moet ik dan met verschillende mensen schakelen. Offertes en facturen moeten met elkaar worden vergeleken en declaraties moeten worden gecheckt. Projecten gaan soms over van de ene gemeente naar de andere gemeente of een collega gaat uit dienst waardoor een andere collega taken overneemt. Voor deze collega is het soms niet helemaal duidelijk of een factuur al in behandeling is of betaald is. Het vaste ritme dat ik hanteer om de betaallijsten klaar te zetten werkt gelukkig goed. Er komen bijna geen betalingsherinneringen binnen. Soms ontvangen we nog wel een betalingsherinnering, maar dan blijkt de factuur meestal nog in de mailbox van een collega te zitten.”

Ondersteuning geeft rust

Danny: “Daniek is in eerste instantie bij ons gekomen voor tijdelijke ziektevervanging. We werkten al samen met Afier en onze vraag voor ondersteuning werd snel ingevuld. Toen de betreffende medewerker terugkwam, hebben wij de facturenverwerking weer voor onze eigen rekening genomen. Na ongeveer een periode van een half jaar konden wij, door toenemende drukte, de ondersteuning van Daniek weer goed gebruiken en is ze tijdelijk teruggekomen.”

“Daniek is hier op interim basis. Met haar financiële achtergrond heeft ze de werkzaamheden gemakkelijk en snel opgepakt. Door de ondersteuning van Daniek zijn we ‘bij’ en dat geeft rust. Hierdoor ontstaat er ook ruimte om samen even een kop koffie te drinken en een gesprek te voeren. Je wordt dan niet meer opgejaagd door de waan van de dag en dat is erg prettig. Inmiddels hebben we een medewerker bedrijfsvoering aangenomen die de werkzaamheden van Daniek zal overnemen en daarnaast andere administratieve taken krijgt ter ondersteuning van onze sportcoaches en sportcoördinatoren. Onze sportcoaches zitten in de hele provincie Groningen. Daniek gaat de nieuwe medewerker inwerken, vertellen waar moet je opletten, laten zien hoe het systeem werkt en dergelijke.” vertelt Danny.

Goede sfeer

Daniek: “Toen ik hier begon heb ik een handleiding gekregen, die ben ik nu aan het bijwerken voor de nieuwe medewerker. Ik kijk soms anders tegen situaties aan en iedereen staat hier open voor verbeteringen. Ook ben ik bezig met de Projectadministratie, want dat is een afgebakend onderdeel dat helpt om een goede start in het begin van het jaar te maken. Als de projecten goed in de administratie staan kan iedereen daar goed in boeken, sluit het aan op begroting en dergelijke. Ik vind het op zich jammer dat mijn taak er hier binnenkort op zit, want ik heb het hier erg naar mijn zin. Maar ik begrijp dat het voor de organisatie beter is als er een vaste medewerker bijkomt. Huis voor de Sport Groningen kenmerkt zich door de open sfeer, iedereen voelt zich snel thuis!”

Danny: “We vinden die goede sfeer ook heel belangrijk. We hebben hier een mix van alle leeftijden. In de backoffice zijn de mensen gemiddeld wat ouder en in de uitvoering hebben we veel jonge mensen die soms net van school komen. Iedereen wordt hier snel opgenomen in de groep. We lunchen altijd samen, waardoor je je collega’s leert kennen. Dat is erg leuk en maakt het ook dynamisch.”

Meer informatie?

Ben je benieuwd wat de MKB accountants en interim controllers van Afier voor jou kunnen betekenen? Kijk dan op deze pagina voor informatie over onze dienstverlening. Of neem direct contact op voor het maken van een vrijblijvende afspraak via info@afier.com of via telefoonnummer 0592 – 53 09 53. We helpen je graag!

Geschreven door Christa Rust, Marketing & Communicatie Afier