Bytesnet is een 100% Nederlands bedrijf dat zorgt voor de digitale infrastructuur. De datacenterdiensten op het gebied van Colocatie, High Performance Computing, Cloud en Connectiviteit worden geleverd vanuit de locaties Rotterdam en Groningen. Bytesnet is actief in het publiek-private domein (zoals ziekenhuizen en onderwijsinstellingen) en biedt haar klanten volledige transparantie en controle over hun data. Eigenlijk verkopen we veiligheid en zekerheid” vertelt Jeroen Vollmuller, Manager Operations.

Als Manager Operations is Jeroen onder andere verantwoordelijk voor het HR beleid van Bytesnet. Bytesnet heeft ruim 20 medewerkers en is landelijk actief vanuit vestigingen in Rotterdam en Groningen. Agnes Gruppen van Afier HR & Salaris verzorgt de salarisverwerking voor Bytesnet en voert het HR beleid uit.

“Agnes is onze HR-manager, maar dan extern.”

Agnes licht toe: “Ik verzorg de salarisadministratie voor Bytesnet en kan inloggen, de personeelsdossiers raadplegen en heb toegang tot de e-mails die binnenkomen op de HR mailbox. Net alsof ik bij Bytesnet in dienst ben. Via de e-mail komen diverse vragen van medewerkers binnen, bijvoorbeeld over verlofregelingen. De meeste vragen kan ik zelf beantwoorden, omdat ik weet wat het HR-beleid van Bytesnet is. Dit scheelt Jeroen veel tijd en energie.”

“We zijn een groeiend bedrijf en zijn continu bezig met het verbeteren van de organisatie. HR is echt een vak apart en de verwerkingskant moet gewoon kloppen. Er zaten mooie verbetermogelijkheden binnen Bytesnet op het gebied van HR beleid en de uitvoering daarvan. Met de komst van Agnes hebben we de salarisverwerking én de uitvoering van het HR beleid goed op orde” vertelt Jeroen.

“Elke organisatie, groot of klein, moet een goed HR beleid hebben. Zaken zoals functieprofielen en de beoordelingssystematiek moeten duidelijk zijn. Medewerkers moeten weten wat ze mogen verwachten. Die duidelijkheid geeft medewerkers rust en structuur. Met een goed personeelsbeleid kun je het verzuim ook naar beneden brengen” aldus Agnes. “Een goede onboarding is ook heel belangrijk, volledige integratie van nieuwe medewerkers in de organisatie, waarvan ze zich onderdeel gaan voelen. Je merkt dat mensen die direct goed landen in de organisatie sneller productief zijn, meer betrokken zijn en willen blijven.”

Hoe is de samenwerking tot stand gekomen?

“Afier stelt voor Bytesnet de jaarrekening samen en tijdens een gesprek met onze accountant kwam ter sprake dat we als organisatie groeien, twee kantoren hebben en op het gebied van HR graag één aanspreekpunt zouden willen hebben voor de samenhang en communicatie. We hebben de vraag gesteld wat Afier daarin zou kunnen betekenen” vertelt Jeroen. Agnes vult aan: “Ik ben begonnen met het verzorgen van de salarisadministratie en de samenstelling van het personeelshandboek. Vandaar uit zijn we verder gegaan.”

Jeroen en Agnes werken inmiddels al meer dan 2 jaar samen. “Jeroen is heel doortastend, het is fijn om met hem samen te werken” vertelt Agnes. “De verwachtingen over en weer zijn duidelijk. Het afgelopen jaar lag de focus op de formatie, dit jaar gaan we aan de slag met persoonlijke ontwikkeling van medewerkers.” Er is periodiek HR overleg tussen Peter de Jong (de oprichter en DGA van Bytesnet), Jeroen en Agnes. Er worden dan diverse punten besproken zoals lopende zaken maar ook specials met medewerkers, de juridische kant, mogelijkheden, regelingen op gebied van verzuim en pensioenregelingen.

Nmbrs is echt een stap vooruit

Voor de salarisverwerking gebruikt Agnes het online HRM systeem Nmbrs. “In Nmbrs hebben gebruikers op elk moment inzicht in de personeels- en loongegevens. Medewerkers kunnen ook heel gemakkelijk hun loonstroken inzien en bijvoorbeeld verlof aanvragen.” “Nmbrs is voor ons echt een stap vooruit” zegt Jeroen. “Verlof aanvragen en declaraties indienen ging eerst via formulieren en nu gaat het via het systeem. Als manager kun je ook allerlei informatie uit Nmbrs halen.”

Toegevoegde waarde is heel duidelijk

“De toegevoegde waarde van Agnes is voor ons heel duidelijk. Ook voor specifieke HR kennis rond wettelijke regelingen en complexere personeelsaangelegenheden kan zij ons goed adviseren. Zij heeft veel kennis van arbeidsrecht en is goed op de hoogte van de steeds veranderende wet- en regelgeving.”

Meer informatie?

Wilt u meer informatie over deze samenwerking of bent u benieuwd wat we voor u en uw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact op via info@afier.com of via telefoonnummer 0592 – 53 09 53. We helpen u graag!

Geschreven door Christa Rust, Marketing & Communicatie Afier