Kostenvergoedingen personeel: heeft u het goed geregeld?
Door de coronacrisis werkt veel personeel tegenwoordig thuis. Dit kan invloed hebben op de (onbelaste) kostenvergoedingen die uw personeel krijgt. Wat zijn de mogelijkheden van onbelaste kostenvergoedingen die te maken hebben met thuiswerken? We vertellen het u graag.
Wat aan bod komt:
- WKR 2020 optimaal benut
- Vaste reiskostenvergoeding
- Overige onbelaste vergoedingen thuiswerken
- Hoogte vrije ruimte 2021
- Uitruil regulier loon (cafetariasysteem)
1. WKR 2020 optimaal benut?
Het is verstandig na te gaan of u de WKR 2020 optimaal benut heeft. De verwerking van de (eindheffing) WKR moet uiterlijk in de aangifte van februari 2021 plaatsvinden. Deze aangifte moet vervolgens uiterlijk op 31 maart a.s. ingediend worden.
In 2020 is de WKR extra verhoogd naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Over het meerdere 1,2%. Controleer of u geen WKR ruimte 2020 laat liggen.
2. Vaste reiskostenvergoeding
De onbelaste reiskostenvergoeding is waarschijnlijk de bekendste kostenvergoeding. Het is mogelijk om uw personeel € 0,19 per afgelegde kilometer netto te vergoeden. In bepaalde gevallen kan een uitruil plaatsvinden van regulier loon met deze onbelaste vergoeding. In dat laatste geval kost de vergoeding u in principe niets.
Als uw personeel al langere tijd thuiswerkt en zij krijgen een vaste reiskostenvergoeding, dan kan onder voorwaarden deze vergoeding onbelast worden doorbetaald tot 31 maart 2021. Ondanks dat niet meer aan de voorwaarden wordt voldaan voor deze kostenvergoeding.
Dit goedkeurende beleid is in het kader van de coronacrisis opgesteld. Deze goedkeuring liep in eerste instantie tot 1 februari 2021, maar is dus verlengd tot en met 31 maart 2021. De goedkeuring geldt specifiek alléén voor de vaste reiskostenvergoeding en is per 1 januari 2021 komen te vervallen voor andere vaste kostenvergoedingen.
Kijkt u dan ook kritisch naar deze overige vaste kostenvergoedingen. Ofwel voor kosten die niet langer gemaakt worden door uw personeel, omdat zij nu vooral thuiswerken (denk aan zakenlunches en dergelijke).
De genoemde goedkeuring geldt alleen als de werknemer op 12 maart 2020 al recht had op deze vaste reisvergoeding. Dat betekent dat personeel dat na 12 maart 2020 in dienst is getreden, of daarna pas recht krijgt op de vaste reiskostenvergoeding, niet onder de goedkeuring valt.
Dit kan tot veel administratieve lasten leiden. Uit praktisch oogpunt kunt u overwegen om voor al het personeel de vaste reiskostenvergoeding te continueren. Deze vaste reiskostenvergoedingen die na 12 maart 2020 zijn overeengekomen, vallen in principe dan in de vrije ruimte. Of in geval de vrije ruimte van de werkkostenregeling volledig is benut, in de eindheffingsregeling.
3. Overige onbelaste vergoedingen thuiswerken
Ten aanzien van overige onbelaste vergoedingen in verband met thuiswerken is nog relatief weinig mogelijk. Er worden op dit terrein wel aanpassingen aan de wetgeving verwacht, omdat thuiswerken in normale omstandigheden in de toekomst vaker zal voorkomen.
Arbovoorzieningen thuiswerkplek
De belangrijkste vergoedingen die u uw personeel onbelast kan geven t.a.v. thuiswerken (gerichte vrijstelling) zijn de zogenaamde Arbo-voorzieningen op de thuiswerkplek. Dit zijn vergoedingen en verstrekkingen die samenhangen met de verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en noodzakelijk zijn voor uitoefening van het werk.
U kunt hierbij denken aan een (verstelbaar) bureau, bureaustoel en goede beeldschermen. De wetgever stelt aan de vrijstelling min of meer de eis dat de werkgever een Arbo-plan heeft waarin de verstrekking/vergoedingen zijn benoemd.
Bovendien mag geen aanmerkelijke privébesparing van de werknemer optreden bij de verstrekking/vergoeding. Dit zal in het algemeen bij een bureau, bureaustoel etc. niet het geval zijn. Ten slotte mag geen verplichte bijdrage van de werknemer worden gevraagd. Een vrijwillige bijdrage is wel toegestaan.
Vrijstelling communicatiemiddelen
Ook geldt een vrijstelling voor de computers, communicatiemiddelen etc. die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Over het algemeen is deze vrijstelling bekend bij werkgevers. Minder bekend is dat ook de kosten van een internetaansluiting hieronder kunnen vallen. Bij veel thuiswerken is het begrijpelijk dat u deze kosten onbelast mag vergoeden.
Een dergelijke onbelaste vergoeding kan bijvoorbeeld in de plaats komen van een (in principe belaste) vergoeding voor bijvoorbeeld verwarming van de woning, gebruik van eigen koffie etc. De vergoeding voor het personeel moet overigens gelijk zijn voor het gehele personeel en mag niet worden verlaagd bij deeltijdwerken.
4. Hoogte vrije ruimte 2021
De vrije ruimte bedraagt in 2021 3% van de loonsom tot € 400.000. Boven deze loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. Doordat voor de eerste € 400.000 een hogere vrije ruimte geldt, kan het aantrekkelijk zijn om geen gebruik te maken van de concernregeling voor de loonheffingen.
5. Uitruil regulier loon (cafetariasysteem)
In bepaalde gevallen mag een uitruil plaatsvinden van regulier loon met een onbelaste vergoeding. In dat geval kost de vergoeding u in principe niets, terwijl de werknemer per saldo meer netto salaris ontvangt. Dergelijke afspraken bespreekt men vaak in de arbeidsvoorwaarden.
Maakt u dergelijk afspraken met uw personeel, dan is maatwerk nodig en moet uiteraard ook naar arbeidsrechtelijke aspecten gekeken worden.
Let op: de Arbo-voorzieningen mogen niet worden uitgeruild in een eventueel cafetariamodel.
Heeft u vragen over de kostenvergoedingen voor uw personeel? Of kunnen we u ergens anders bij helpen? Neem gerust contact met ons op.