Klaar voor de eerste (wettelijke) accountantscontrole?

Groei is mooi, maar brengt ook nieuwe uitdagingen en formaliteiten met zich mee. Door de groei komt het moment dat de onderneming zo sterk groeit dat een wettelijke accountantscontrole verplicht wordt.

Veel ondernemers willen dit liever uitstellen, ze hikken hier soms jaren tegenaan.

→ Wanneer is het zo ver?
→ Is mijn organisatie hier wel klaar voor?
→ Wat gaat me dat kosten?

Allemaal vragen die een duidelijk antwoord nodig hebben.

Vanuit onze ervaring als controlerende accountants en als interim controllers maken wij deze situatie vaak mee. In deze blog vertellen wij hoe u zich hierop kan voorbereiden en wat belangrijk is om te weten.

Bij welke omvang wordt de wettelijke accountantscontrole verplicht?

Eerst de omvang criteria er maar eens bij pakken. Wettelijke controle is verplicht zodra u tenminste 2 jaren achtereen aan twee van de drie criteria van een middelgrote onderneming voldoet. Dat wil zeggen:

→ Activa > € 6 miljoen
→ Omzet > € 12 miljoen
→ Werknemers > 50 (gemiddeld)

Het gaat daarbij om geconsolideerde cijfers, dus met het onderbrengen van activiteiten in een aparte BV kunt u niet onder deze criteria uit komen als deze onder dezelfde holding/aandeelhouder valt.

In welk jaar zit u aan wettelijke accountantscontrole vast?

Als ondernemer kunt u vrij goed aan zien komen wanneer u ‘aan de beurt bent’. U maakt niet voor niets een prognose. En dat is belangrijk, want zoals altijd helpt het enorm als u tijdig met de voorbereidingen start.

Dus laten we er eens vanuit gaan dat u in 2020 goed hebt gedraaid en dat u voor het eerst aan de omvang criteria voor middelgroot gaat voldoen. U wilt ook in 2021 verder groeien dus de verwachting is dat u in 2021 opnieuw middelgroot zult zijn.

Dan weet u nu al dat u over het boekjaar 2021 met een wettelijke accountantscontrole te maken krijgt, want het overgangsjaar (2020) heeft u dan al verbruikt. En dan is het belangrijk om nu al met de voorbereiding te beginnen en dus daarover het gesprek aan te gaan.

Waarom zo vroeg starten met de voorbereiding op wettelijke accountantscontrole?

Voor het antwoord op die vraag is het zaak kort in te zoomen op het verschil tussen wettelijke accountantscontrole en de werkzaamheden die uw huidige (samenstel-)accountant verricht.

De huidige accountant checkt de posten van de balans en de winst- en verliesrekening met de specificaties uit de boekhouding, maakt aansluitingen van btw en loonheffing en werkt alles uit in een keurige jaarrekening (het samenstellen). Over dat samenstellen geeft hij een samenstellingsverklaring af. In de nieuwe situatie (wettelijke controle) is alles anders. Dat begint al bij de start van het boekjaar.

Wat verandert er als u met een wettelijke accountantscontrole te maken krijgt?

Om een startpunt voor zijn controle te maken, zal de controlerend accountant een controle doen op de posten van de beginbalans (in ons voorbeeld: 1 januari 2021).

En heel belangrijk, hij wil zekerheid hebben dat alle transacties in het boekjaar 2021 juist, tijdig en volledig in de jaarrekening terecht zijn gekomen. Die zekerheid ontleent de accountant aan de controle van de systemen en processen; hebben die gedurende het hele controlejaar gewerkt? U moet in ons voorbeeld dus vanaf begin 2021 uw systemen en processen al op orde hebben, want de accountant kan zijn steekproeven over alle maanden van het jaar doen.

Nog een groot verschil: de accountant legt de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de jaarrekening over 2021 volledig bij u als ondernemer. Het controleteam van de accountant stelt niets meer samen, maar controleert of u (of uw financiële rechterhand) de jaarrekening juist heeft opgesteld.

Daarbij stelt de accountant zeer hoge eisen aan de kwaliteit van wat u als ondernemer ter controle oplevert. Niet alleen het jaarverslag (het boekje) moet klaar liggen, maar ook alle onderliggende specificaties en aansluitingen.

U kunt hiervoor gebruikmaken van Interim Controllers om uw eigen team op te leiden en bij deze eerste keer te begeleiden.

Alleen maar last van wettelijke accountantscontrole of zit er ook voordeel aan?

Dure accountants met lastige vragen die veel tijd wegsnoepen bij uw financiële medewerkers, zit u daar als ondernemer op te wachten? Het antwoord laat zich raden: nee. Maar van de nood valt een deugd te maken.

Immers als u (bijna) middelgroot bent, dan hebt u als ondernemer al lang door dat er meer grip op uw business nodig is. En dat uw P&C-cyclus strakker op orde moet komen dan hij nu is. Met andere woorden, een gevolg van de controle: het is de perfecte stok achter de deur om uw systemen en processen kritisch te bekijken, software en IT-beheer up-to-date te krijgen en om de kwaliteit van uw financiële administratie door te lichten.

Essentieel daarbij is dat u als ondernemer kristalhelder inzicht hebt in waar u staat en waar u naar op weg bent. Dat vereist tenminste een maandelijkse financiële rapportage en analyse ten opzichte van budget en voorgaand jaar alsmede een regelmatig bijgestelde financiële prognose.

Vanuit Afier Interim Controllers kunnen we met hulp van Afier IT Auditors en data-analisten uw management informatie optimaal laten verlopen.

De accountant van een lastige kostenpost in een helpende hand veranderen

U mag het uw accountant best lastig maken. Neem geen genoegen met obligate bespreek verslagjes, maar zorg dat u een messcherpe managementletter met duidelijke bevindingen krijgt. Een ML waarin alle niveaus van interne beheersing zichtbaar worden. Met bevindingen waar u ook echt wat mee kunt om uw onderneming naar een volgend niveau te brengen.

Vanuit P&C, vanuit IT en ook de fiscale aandachtspunten moeten een plaats krijgen. Pas dan krijgt u toegevoegde waarde en levert de investering in uw accountant wat op.

Zo helpt Afier met de voorbereiding op wettelijke accountantscontrole

Als onderneming van 20+ ervaren accountants, controllers, IT-auditors (allen postmaster opgeleid) spreken wij de taal van zowel de ondernemer, als de financiële man of vrouw, de IT-manager en natuurlijk de accountant.

Wij doen al jaren onderzoek naar de gehele financiële functie van groeiende organisaties. We leggen de (financiële) knelpunten van organisaties bloot en komen met een helder plan om op te lossen ‘wat er schuurt’. Wij weten precies wat u als ondernemer nodig hebt.

Afier helpt u in de voorbereiding op wettelijke accountantscontrole door:

  • Het veranderingsproces binnen uw onderneming. Zonder dat het een slepend proces wordt, zonder onnodige strubbelingen met uw accountant en zonder vervelende verrassingen.
  • Het vinden van de juiste controlerend accountant die daarbij past. Natuurlijk kijken we daarbij naar wat we zelf in huis hebben om u verder te helpen, maar ook een ander kantoor zouden we in specifieke gevallen kunnen aanraden. Bijvoorbeeld op basis van branchekennis.

Accountantscontrole? Branches waar wij in thuis zijn:

Afier is goed thuis in de volgende branches:

Afier Auditors MKB-familiebedrijven
→ Uitzendbureaus
→ Retail
→ Transport
→ Internationale groothandel
→ Projectorganisaties als staalbouw en baggerbedrijven
→ Automotive

Afier Auditors Maatschappelijke ondernemingen
→ Onderwijsinstellingen (PO, VO en MBO)
→ Kinderopvang
→ Culturele organisaties als orkesten en musea
→ Welzijnsorganisaties als schuldhulpverlening
→ Zorgbedrijven in thuiszorg, jeugdzorg, ouderenzorg en ggz.

In gesprek over de wettelijke controle? Eens kennismaken met de ‘Mensen voor cijfers’ van Afier? We horen graag van u!

☏ Telefoon: (0592) 53 09 53
✉ E-mail: info@afier.com