Een schat aan data: de interessante overeenkomst tussen Bistein en Afier

Eigenlijk zou elk bedrijf een goede business-analist moeten hebben. Een analist die kijkt welke data er is en welke data ook echt interessant is. Die gaat praten met o.a. finance en IT en zorgt dat er uiteindelijk stuurcijfers komen: uitkomsten van gekoppelde data, waar de ondernemer ook echt op kan sturen.

Want elke ondernemer heeft in z’n bedrijf een schat aan data. De vraag is in hoeverre u de juiste data weet te onttrekken en weet wat voor inzichten u met deze data kunt verkrijgen. Bijvoorbeeld inzichten waar u de concurrentie mee voorblijft of waardoor u goedkoper kunt produceren. Hoe vaak denkt u als ondernemer: “daar zou ik eens wat mee moeten”. Of: “we doen al heel veel, maar we kunnen er maar lastig handen en voeten aan geven”.

Laat dit issue nou een interessante overeenkomst zijn tussen Bistein en Afier.

Contact met Afier

Bistein is een organisatie met IT-professionals: in de kern voor Business Intelligence opdrachten. Reinder Koopman, sinds 2019 eigenaar van Bistein, kent Afier al langere tijd. Voorheen was hij eindverantwoordelijk voor de backoffice bij een grote speler in de detachering. Tijdens zijn activiteiten daar kwam hij al in contact met Afier. Eerst met Marc Oegema, waarbij later Dennis Wagenmakers aanschoof.

Reinder: “Ik kan me nu echt concentreren op de business waar ik mee bezig ben.”

Focus op Business Intelligence in de IT

Reinder heeft door zijn bedrijfskundige opleiding grote affiniteit met BI (business intelligence). En dan niet richting de financiële kant, maar juist de stap daarvoor die nodig is met de inzet van IT. Bistein is de bouwer die zorgt dat alles op de juiste manier aan elkaar gekoppeld wordt. Niet gelieerd aan producten zoals Power BI of Qlik Sense, maar onafhankelijk speler in de markt. Ze kijken vooral naar de systematiek achter deze systemen.

Hoe werk je binnen deze systemen, welke systemen moet je koppelen om de juiste stuurinformatie in beeld te krijgen? Ze maken getallen inzichtelijk die je daadwerkelijk iets vertellen.

En dat is precies waar Afier ook goed in is, maar dan vooral richting de financiële kant.

Bistein en Afier

Dennis: “Ik weet nog dat Reinder vroeg of er een praktische oplossing was voor zijn administratie, zodat hij zo min mogelijk werk had aan zijn financiële huishouding. We zijn toen gestart met Exact online no-hands. Vooraf bepaalden we samen welke cijfers hij precies wilde zien. Daarna zorgde ik ervoor dat precies deze cijfers inzichtelijk werden.”

Cijfers die je iets vertellen

Reinder: “De stap van het boekhoudpakket dat we hadden naar Exact online vind ik helemaal super. Ik ben enthousiast over het pakket Exact online. Zeker omdat deze ook een soort van dashboard laat zien, dat is handig. Ik heb precies de cijfers in beeld die ik wil zien en waar ik op kan sturen.”

“Je kunt steeds sturen, omdat je continu inzicht hebt”

Maandelijks contact

Dennis regelt, met zijn team, de administratie en stelt de jaarrekening op voor Bistein. Ze kozen voor een maandelijks contactmoment. Dat heeft meerdere voordelen:

1. De cijfers zijn altijd bij
2. De jaarrekening is vroegtijdig klaar
3. Door het maandelijks contact ben je altijd actueel en assertief; je bespreekt ook zaken waar de ondernemer op dat moment mee bezig is.

Reinder legt uit hoe hij dit ervaart: “De maandelijkse contacten zijn erg fijn omdat je altijd meer bespreekt of kunt vragen dan enkel het onderwerp waar het gesprek over gaat. Dennis vraagt zelf of ik rekening heb gehouden met bepaalde zaken die spelen of ik vraag Dennis hoe het zit met bepaalde wet- en regelgeving. Ook al speelt iets nog niet meteen, je hebt het er al wel een keer over gehad en je kan er rekening mee houden. Dat vind ik echt het voordeel van regelmatig contact.”

Dennis: “Naast de maandelijkse cijfers, bespreken we dan bijvoorbeeld ook hoe zit het met dividend, de management fee en andere fiscale vraagstukken. Ik help Reinder met vragen over btw en belasting. En waar je ook aan kan denken is bijvoorbeeld of ze gebruik (kunnen) maken van de kleine investeringsaftrek. Of dat ze de investering juist nog even moeten uitstellen om er optimaal gebruik van te maken.”

Reinder: “Doordat Dennis maandelijks met mij meedenkt, hoef ik nooit achteraf te denken: ai, ik heb net wat gemist of bent net wat misgelopen.”

Administratie overzetten naar eigen beheer

Dennis: “Ideaal aan het gebruik van Exact online is ook dat je het eenvoudig kan ‘overzetten’. Stel dat een bedrijf groeit en ze willen het zelf gaan doen, dan is het heel simpel om alles over te zetten naar de betreffende medewerker. Het voortraject en het goed inrichten van de administratie is ons werk, daarna is het een druk op de knop om het over te zetten. Ze kunnen er zo mee verder.

Daarbij is het natuurlijk mogelijk om een vorm van samenwerking te houden. Voor het jaarwerk, voor vragen en ondersteuning of stel dat een werknemer van de klant uitvalt; dan is het zo weer terug te koppelen naar ons en kunnen we het (tijdelijk) op afstand weer overnemen. De ondernemer kan zich zo blijven concentreren op z’n eigen business.”

Tijdwinst en gemak

Nog een groot voordeel volgens Reinder: “De licentiekosten van Exact zitten erbij in, die liggen dus bij Afier. Dat is zeker fijn, maar de grootste slag vind ik dat de maandelijkse afstemming over de boekhouding je aan het eind veel oplevert. Je weet dat het één op één klopt: de jaarrekening kan zo worden opgesteld. Het up-to-date hebben van de boekhouding geeft mij veel zekerheid, vertrouwen en dus een hoop gemak.

Reinder was dit jaar de eerste klant waarvan de jaarrekening 2020 de deur uitging.

“Het klinkt wat vreemd, maar de jaarrekening is vanaf nu eigenlijk alleen een formaliteit om het af te ronden.”

NEN-inspectie: tijdig inzicht geven en eenvoudig aanleveren van cijfers

Dennis: “Voor Bistein is het van belang dat de cijfers up-to-date zijn. Niet alleen omdat wij het aanraden, maar ook omdat ze voldoen aan de NEN-inspectie. 2 keer per jaar worden ze getoetst of ze aan de normeringen voldoen die nodig zijn om in het NEN-register te komen. Dit geeft de klanten veel vertrouwen, voor sommigen is het zelfs een vereiste.”

Reinder: “Soms komt er uit een inspectie dat er iets moet worden aangepast. De normering is mogelijk veranderd of ze willen bijvoorbeeld een omzetsplitsing zien; dan heeft Dennis dat ook zo weer geregeld. En bij het jaarwerk staat het ook in een keer weer goed.”

Vooruitstrevende mkb’ers

Beide partijen, zowel Bistein als Afier, helpen vooruitstrevende mkb’ers. Ondernemers die een flinke groeispurt doormaken. Ze verliezen in dat stadium vaak grip op de bak aan beschikbare data en missen daardoor essentiële inzichten. Bistein helpt ze op het gebied van IT, Afier op financieel gebied. Dat schept een band.

Daarbij staat Bistein aan de vooravond van een uitbreiding. Al heeft Reinder niet de wens om ooit de grootste te zijn: “Ik wil juist de partij zijn die de klant persoonlijk kent, die korte lijnen onderhoudt en mee blijft denken met de klant. Persoonlijk contact vind ik dan ook erg belangrijk.”. Dennis kan zich daar helemaal in vinden: “Bij Afier dragen we niet voor niets de slogan: Mensen voor cijfers“.